Microsoft 365 Copilot: säilytys, lokit ja audit-näkyvyys

Kauanko Copilot-promptit ja -vastaukset säilyvät?¶

Copilot Chat -interaktiot tallennetaan käyttäjän postilaatikkoon Exchange Onlineen auditointi- ja eDiscovery-tarkoituksiin. Säilytysaika määräytyy organisaation Exchange- ja Purview-säilytyskäytäntöjen mukaan — ellei erikseen määritetä, säilytys voi olla hyvinkin pitkä.

Käytännössä organisaation on tehtävä kolme asiaa:

1. Määritä retention-policy Microsoft Purviewissä — esimerkiksi 90 päivää tai 1 vuosi Copilot-interaktioille
2. Dokumentoi säilytysaika tietosuojaselosteessa — käyttäjien on tiedettävä, kuinka kauan heidän promptejaan säilytetään
3. Yhdistä retention-policy rekisteröityjen oikeuspyyntöihin — kun työntekijä pyytää tietojaan, Copilot-lokien tulee löytyä vastauksesta

Onko Copilotilla “incognito-tila” tai zero data retention (ZDR)?¶

Ei. Microsoft 365 Copilot ei tarjoa erillistä incognito-tilaa eikä zero data retention -optiota. Kaikki Copilot Chat -interaktiot tallentuvat Exchangeen.

Tämä on merkittävä ero esim. Anthropic Claude Enterprise -tuotteeseen (jossa ZDR on saatavilla) tai OpenAI ChatGPT Enterprise -tuotteeseen (jossa on “temporary chat” -optio). Copilotin hallintamalli perustuu siihen, että kaikki interaktiot ovat auditoitavissa.

Voiko ylläpito nähdä käyttäjien Copilot-keskustelut?¶

Kyllä, tietyin edellytyksin. Copilot-lokit ovat eDiscovery-hakujen ja Purview-auditoinnin piirissä. Käytännössä tämä tarkoittaa:

• eDiscovery Manager -roolissa oleva ylläpito voi hakea Copilot-interaktioita ja viedä ne lain edellyttämiä tarkoituksia varten (tutkinnat, oikeudenkäynnit, compliance-tarkastukset)
• Audit Administrator -roolissa oleva ylläpito voi tarkastella lokeja osana yleistä auditointia
• Tavallinen IT-tuki ei näe Copilot-keskusteluja ilman näitä rooleja

Tämä on dokumentoitava tietosuojaselosteessa ja käyttäjille on kerrottava, että interaktiot ovat auditoitavissa.

Copilot audit logs ja yhteys Microsoft Purviewiin¶

Microsoft Purview kokoaa Copilot-audit-tapahtumat yhteen paikkaan:

• Copilot interaction log — kirjaa jokaisen prompt–vastaus-parin
• Data source references — mitä dokumentteja ja Teams-viestejä Copilot on käyttänyt vastauksen ankkurointiin
• Policy violations — jos käyttöpolitiikka estää vastauksen, tapahtuma kirjataan

Näiden lokien säilytysaika on myös konfiguroitava — oletuksena Purview-lokeja säilytetään 90 päivää, mutta E5-tasolla saatavilla on 1 vuoden säilytys.

Yhteenveto: mitä DPIA:n on katettava¶

Säilytysaika Määritä Purview-retention-policy. Dokumentoi aika selosteessa.

Audit-oikeudet Rajoita eDiscovery Manager- ja Audit Admin -roolit minimiin.

Rekisteröityjen oikeudet Tietopyyntöihin vastaaminen kattaa myös Copilot-lokit.

← Datan käsittely ja sijainti | Sertifioinnit ja DPA → | ← Copilot-kirjasto